弥生もドロップボックスに保存
試験運用で発見
試験的に付き合ってもらっている方とのやり取りで思いつきました。
弥生もドロップボックスにバックアップすると超便利になりました。
これまではＦＴＰ・弥生ドライブ・メール添付などで上田事務所とのやり取りをしていました。
ドロップボックスならば自動同期なので、やり取りするための作業がまったく不要ですね。
こちらの方もいつでも仕訳を追加訂正できる環境ができあがりました。
弥生の起動も常にバックアップの復元から
これまではこちらの方が弥生をいじる時は、皆さんに電話連絡して入力をストップしてもらっていました。
作業完了後バックアップデータを引き渡し、皆さんはそれを復元して入力再開という流れでした。
今後は電話連絡なしで勝手にいじります。
なので、皆さんも入力するときは常にバックアップの復元から始めてもらいます。
具体的にはドロップボックス内の弥生バックアップファイルをダブルクリックして日々の入力作業を始める、という流れに変更です。
※ほぼ毎日入力している人は除く。
デスクトップにある弥生のショートカットは削除することにしましょう。
チャットワーク
問題点
上田事務所の方は皆さんが弥生を使っていないであろう時を見計らって作業します。
また、ドロップボックスに共有相手がファイルをアップしたら通知されます。
それでもお互いが同じ時に入力する事態になると、どちらかの入力が無駄になってしまいます。
その解決策としてチャットワークというサービスを試してみようと思います。
通知とは？
タスクバー右端にあるアイコンでソフトからのお知らせ。
チャットワークとは
中小企業向けビジネスチャットです。
これを皆さんにもインストールしてもらい、上田事務所の方が弥生の入力作業をする時はこれでお知らせします。
メールの整理は大変ではないですか？
誰でも大事なメールが大量の広告メールやスパムメールに埋もれて不都合が出た経験はあるでしょう。
メールはフォルダを分けて管理するのが常識ですが、それでも相当に気を遣う作業です。
社内メンバーや常時連絡し合う取引先とはメールではなく別の手段で情報共有したほうが効率的です。
以前は上田事務所では無料のグループウェア（サイボウズ）を使っていました。
しかし、無料版が廃止されてしまい不便になってしまいました。
有料版を使うほどの人数でもなく不便なまま今に至っています。
グループウェア
行動予定、来客予定、ｔｏｄｏリストなどの情報をメンバーで共有するためのクラウドサービス。
現在でも定番のサービスですが、たぶん有料しかありません。
まずはビジネスチャットを使ってみませんか？
便利さを実感できたら別のグループウェアを検討してもいいと思います。
ソフトをインストールしたほうが便利です。
LineはプライベートでChatworkは仕事用という使い分けがベスト。
ドロップボックスの通知 バックアップをした時に通知
チャットワークの通知 入力を始めるときに通知